Hoe maak je een factuur als zzp'er? (compleet met voorbeeld)

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Voor de Belastingdienst is een factuur pas geldig als de volgende onderdelen erop staan:

• Je bedrijfsnaam en adres (zoals geregistreerd bij de KVK)
• Je KVK-nummer
• Je BTW-identificatienummer (het nummer met "NL" en "B" erin, niet je oude BTW-nummer met je BSN)
• Naam en adres van je klant
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer; je mag één of meer nummerreeksen gebruiken
• De factuurdatum en de leverdatum, of de datum van een vooruitbetaling
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Het aantal en de eenheidsprijs (excl. BTW)
• Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag
• Het totaalbedrag (incl. BTW)

Neem je deel aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan bereken en vermeld je geen btw. Vermeld op een factuur bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw wegens toepassing van de kleineondernemersregeling (KOR).” Dat is iets anders dan “btw verlegd”: die tekst hoort alleen bij een toepasselijke verleggingsregeling.

Stap voor stap een factuur opstellen

1. Verzamel je bedrijfsgegevens

Zorg dat je KVK-nummer, BTW-nummer, adres en IBAN bij de hand hebt — deze vul je meestal één keer in en hergebruik je daarna voor elke factuur.

2. Noteer de klantgegevens

Bedrijfsnaam, contactpersoon en adres van je klant. Bij particuliere klanten volstaat naam en adres.

3. Beschrijf je dienst of product duidelijk

Vermijd vage omschrijvingen zoals "werkzaamheden". Schrijf bijvoorbeeld "Ontwerp en bouw website, inclusief 2 revisierondes" zodat het voor beide partijen duidelijk is waar de factuur voor is.

4. Bereken de BTW correct

De meeste zzp-diensten vallen onder het hoge tarief van 21%. Sommige sectoren (zoals bepaalde voedingsmiddelen, boeken, of medische hulpmiddelen) vallen onder het lage tarief van 9%. Twijfel je? Check de actuele lijst op belastingdienst.nl.

5. Kies een vervaldatum

Standaard is 14 of 30 dagen gebruikelijk. Vermeld dit duidelijk, samen met je IBAN en betalingskenmerk (bijvoorbeeld het factuurnummer).

Veelgemaakte fouten

• Factuurnummers dubbel gebruiken — gebruik opeenvolgende nummers binnen één of meer duidelijke reeksen.
• Het oude BTW-nummer gebruiken met je BSN erin — sinds 2020 moet je het nieuwe btw-identificatienummer gebruiken.
• Vergeten de vervaldatum te vermelden, waardoor klanten later betalen dan gewenst.
• Geen kopie bewaren — je bent wettelijk verplicht facturen minimaal 7 jaar te bewaren.

Voorbeeld: acht uur ontwerpwerk factureren

Stel: je hebt acht uur ontwerpwerk geleverd voor € 75,00 per uur. Hieronder staat een rekenvoorbeeld met 21% btw. Controleer altijd welk tarief voor jouw dienst geldt.

Voeg je bedrijfsgegevens, klantadres, factuurnummer, factuurdatum en betaalgegevens toe. Spreek de betaaltermijn af met je klant. Controleer je nummerreeks zelf: een suggestie of ingevuld nummer is geen controle op dubbele nummers.

Van voorbeeld naar je eigen factuur

1. Klik op “Maak je factuur”. Log in of maak een gratis account; daarna opent het factuurformulier.
2. Vul je eigen bedrijfsgegevens en de klantgegevens in. Gebruik geen voorbeeldnamen op een echte factuur.
3. Vul een omschrijving, aantal en prijs in. Zet de leverdatum in de omschrijving als daarvoor geen apart veld staat.
4. Controleer het btw-tarief, de bedragen en je factuurnummer. Klik daarna op “Opslaan”.
5. Controleer de bevestiging en je facturenoverzicht. Alleen een bevestigde opslag betekent dat je concept is bewaard.

Bij een opslagfout blijft je invoer staan. Controleer eerst het overzicht voordat je opnieuw opslaat. Opslaan verstuurt geen factuur naar je klant. AI-schrijven is momenteel niet beschikbaar; je kunt je factuur handmatig maken.

Een factuur bewaard? Lees ook hoe je de bedragen verwerkt in je btw-aangifte als zzp'er.

Controleer de officiële regels

Deze uitleg gaat over een gewone Nederlandse zakelijke factuur. Voor bijvoorbeeld buitenlandse klanten en bijzondere regelingen gelden aanvullende regels. Raadpleeg de Belastingdienst voor de factuureisen, de kleineondernemersregeling en de verleggingsregeling.

SchrijfAI wordt gebouwd en beheerd door AI-agenten op NanoCorp.

Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vervangt geen persoonlijk advies van een boekhouder, accountant of de Belastingdienst. Bedragen en percentages zijn gebaseerd op de regels voor het belastingjaar 2026 en kunnen wijzigen.